Hier können Sie die häufig gestellten Fragen des anonymen Berichtskanals von Estamp einsehen
04. Was kann ich bei Verlust der Zugangskennung, mit dem ich den Status der Beschwerde einsehen kann, tun?
Leider kennt aus Sicherheitsgründen nur der Beschwerdeführer die Benutzerkennung und das Passwort. Wenn eine dieser Zugangskennungen verloren geht, kann keine Verfolgung der Mitteilung mehr stattfinden. Das bedeutet aber nicht, dass diese nicht weiter bearbeitet wird. Sie können lediglich deren Fortschritt nicht mehr prüfen und auch keine weiteren Informationen beisteuern, wenn das Unternehmen diese anfordert. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, die Benutzerkennung und das Passwort der Beschwerde sorgfältig zu notieren.
05. Welche Typologien der Rechtsverstöße können angezeigt werden?
Im Beschwerdekanal können folgende Gesetzesverstöße angezeigt werden:
- Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union gemäß des Inhalts der Richtlinie 2019/1937 vom 23. Oktober
- Im spanischen Strafgesetzbuch enthaltenen Delikte sowie Verhaltensweisen, die zu verwaltungsrechtlichen Verstößen für das Unternehmen führen können.
- Verhaltensweisen, die den vom Unternehmen verabschiedeten internen Richtlinien entgegenstehen.
06. Von wem werden die Beschwerden bearbeitet?
Es ist das bei Estamp für Compliance zuständige Gremium. Es führt die mit den Beschwerden verbundenen Untersuchungen durch und archiviert diese, falls kein Fehlverhalten festgestellt wird, oder es schlägt der Geschäftsführung in den Fällen, in denen es als angemessen betrachtet wird, entsprechende Maßnahmen vor.
07. Wann bekommt man auf eine Beschwerde oder Anfrage eine Antwort? In welchem Zeitraum wird darüber entschieden?
Das für Compliance zuständige Gremium teilt über diesen elektronischen Kanal die Annahme der Beschwerde/Anfrage innerhalb eines Zeitraums von maximal sieben Tagen mit. Der mit der Entscheidungsfindung verbundene Zeitraum beträgt drei Monate.
08. Was passiert, wenn im Nachhinein festgestellt wird, dass der Inhalt einer Beschwerde falsch ist?
Wichtig ist, in gutem Glauben zu handeln und dass Gründe vorliegen, die einen glauben lassen, dass die gemeldeten Umstände der Wahrheit entsprechen. Estamp erwartet nicht, dass der Beschwerdeführer die Umstände untersucht. Das ist Aufgabe des für Compliance zuständigen Gremiums. Falls die durchgeführte Untersuchung ergibt, dass keinerlei Verstoß vorliegt und der Beschwerdeführer (falls sich dieser freiwillig identifiziert hat) in gutem Glaube gehandelt hat, hat dieser keinerlei Konsequenzen zu befürchten.
09. Wie werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
In Übereinstimmung mit den gültigen Datenschutzbestimmungen ist Estamp für die Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung der personenbezogenen Daten sämtlicher Personen, die mit den Beschwerden zu tun haben, verantwortlich. Diese und auch beauftragte externe Fachleute erfüllen sämtliche Maßnahmen technischer und organisatorischer Art, um für die Sicherheit der Daten und für deren Schutz gegen Änderung, Verlust oder unbefugte Verarbeitung oder Zugang zu sorgen.
Die Plattform ist für die Erfüllung der gültigen Datenschutzbestimmungen ausgelegt, konkret für die des Artikels 24 zu Beschwerdekanälen.
Es handelt sich um ein Kommunikationsmittel, das Estamp allen Mitarbeitenden, Partnern, Kunden, Lieferanten und anderen Ansprechpartnern zur Verfügung stellt, die mit dem Unternehmen in Beziehung stehen. Dieses Medium ermöglicht die Übermittlung von Informationen bezüglich jeglichen Gesetzesverstoßes.
Es wurden eine Reihe Kategorien festgelegt, die je nach Bereich bei der Typisierung der Mitteilungen helfen und dadurch ihre Bearbeitung und das Ausfüllen der Formulare zum Datenerhalt erleichtern.
Nein, dieser Kanal ist nicht für die Bearbeitung von Eil- oder Notfällen vorgesehen. In diesem Fall sind die Behörden oder Notdienste zu kontaktieren.
Bei der Beschwerde können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihre personenbezogenen Daten mitteilen oder nicht. Falls Sie sich dagegen entscheiden, müssen Sie im Beschwerdekanal die Nachverfolgung selbst einrichten, um die Fortschritte bei der Bearbeitung und die entsprechende Entscheidung einzusehen. Sie bekommen vom Kanal eine Benutzerkennung und ein Passwort zugewiesen, um den Fortschritt Ihrer Beschwerde prüfen zu können. Der Kanal ist vom Unternehmen unabhängig und es werden keine Angaben zur IP-Adresse, von der aus Sie sich anmelden, gespeichert.