01. Qu’est-ce que le canal d’alertes d’Estamp ?

Il s’agit d’un moyen de communication qu’Estamp met à la disposition de tous ses travailleurs, collaborateurs, clients, fournisseurs et autres interlocuteurs, pour alerter de toute question concernant l’entreprise. Les communications faisant référence à toute violation de la loi pourront être envoyées par ce canal.

Nous avons établi un certain nombre de catégories permettant de classer les communications par domaine, dans le but de faciliter leur gestion et le remplissage des formulaires de collecte des données.

02. En cas d’urgence, dois-je utiliser ce canal ?

Non, ce canal n’est pas conçu pour communiquer des urgences ou lancer des demandes de secours. Contactez les autorités compétentes ou les services d’urgence, le cas échéant.

03. L’anonymat de l’alerte, est-il garanti ?

Lors du processus de signalisation de l’alerte, vous pourrez décider de communiquer ou non vos données personnelles. Si vous décidez de ne pas le faire, vous devrez établir votre propre suivi via le canal d’alertes, pour vous tenir informé des avancées et de la résolution du dossier. Le canal vous proposera un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder au dossier de l’alerte. Le canal est indépendant de l’entreprise et n’enregistre aucune information concernant l’IP à partir de laquelle vous vous connectez.

04. Si j’ai perdu le mot de passe me permettant de m’informer de l’état de mon alerte, que puis-je faire ?

Malheureusement, et pour des raisons de sécurité, seul le lanceur d’alerte connaît son code d’accès et son mot de passe. Si vous perdez l’un d’entre eux, vous ne pourrez plus faire le suivi du dossier, ce qui ne signifiera pas que celui-ci ne suive pas son cours. Vous ne pourrez simplement plus accéder à son déroulement, ni fournir plus d’informations au cas où l’entreprise l’exigerait. Par conséquent, il est très important que vous notiez le code d’accès et le mot de passe de l’alerte.

05. Quels types d’infraction puis-je signaler ?

Le Canal vous permettra de signaler :

- toute infraction au droit de l’Union européenne conformément au contenu de la directive 2019/1937 du 23 octobre.

- toute infraction contenue dans le Code pénal espagnol, ainsi que toute conduite pouvant entraîner des sanctions administratives pour l’entreprise.

- tout comportement contraire aux politiques internes approuvées par l’entreprise.

06. Qui gère les alertes ?

L’Organisme de Conformité d’Estamp, qui est chargé de mener à bien les enquêtes qui en découlent et de les archiver, dans le cas où aucune irrégularité ne serait détectée, ou de proposer les mesures appropriées à la direction générale, dans le cas où cela serait jugé opportun.

07. Quand recevrai-je une réponse à mon alerte ou à ma requête ? Quel est le délai de résolution ?

L’Organisme de Conformité communiquera l’acceptation de l’alerte/requête effectuée par le biais de ce canal électronique, dans un délai maximum de 7 jours. Le délai de résolution du dossier sera de 3 mois.

08. Que se passe-t-il si finalement, il s’avère que le contenu d’une alerte est faux ?

L’important est d’avoir agi de bonne foi, et qu’il y ait eu des raisons de croire que les faits rapportés étaient vrais. Estamp ne demande pas à ce que le lanceur d’alerte enquête sur les faits. L’Organisme de Conformité se chargera de cette fonction. Si l’enquête conclut qu’aucune infraction n’a eu lieu et qu’il est conclu que le lanceur d’alerte (s’il s’est volontairement identifié) a agi de bonne foi, il n’aura à craindre aucune conséquence à son encontre.

09. Quel traitement reçoivent les données personnelles ?

Conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur sur la protection des données, Estamp est responsable du traitement, de la gestion et du stockage des données personnelles de toutes les personnes concernées par les alertes. Tant ces dernières que les experts externes engagés à cet effet, respecteront les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et à empêcher leur altération, leur perte et leur traitement ou accès non autorisé.

La plateforme est conçue pour appliquer la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles, notamment l’article 24, concernant les canaux d’alertes.