Tu si môžete prečítať často kladené otázky kanála Estamp anonymných sťažností
02. Mám použiť tento kanál v prípade núdzovej situácie?
Nie, tento kanál nie je určený na spravovanie naliehavých alebo núdzových situácií. V takomto prípade kontaktujte príslušné úrady alebo záchrannú službu.
03. Je pri sťažnosti zaručená anonymita?
Počas procesu sťažnosti sa môžete rozhodnúť, či poskytnete vaše osobné údaje. Ak sa rozhodnete ich neposkytnúť, musíte sami sledovať proces a vyriešenie daného prípadu prostredníctvom kanála pre sťažnosti. Tento kanál vám poskytne používateľské meno a heslo na prístup k priebehu vašej sťažnosti. Kanál je nezávislý od našej spoločnosti a nezaznamenáva informácie o IP adrese, z ktorej sa používateľ pripája.
04. Čo mám robiť, ak som stratil/a prístupové heslo na zistenie stavu sťažnosti?
Z bezpečnostných dôvodov bohužiaľ pozná prístupový kód a heslo iba žalobca. Ak stratíte jeden z týchto údajov, nebudete môcť sledovať vašu sťažnosť. To neznamená, že sa na sťažnosti nepracuje, jednoducho nebudete schopný/á pozrieť si jej pokrok ani poskytnúť ďalšie informácie, ak to firma vyžaduje. Preto je veľmi dôležité dobre uchovať prístupový kód a heslo sťažnosti.
05. Aký typ priestupkov môžem nahlásiť?
Kanál umožňuje nahlásiť:
- Porušenie práva Európskej únie v súlade s obsahom smernice 2019/1937 z 23. októbra.
- Trestné činy obsiahnuté v španielskom trestnom zákonníku ako aj konanie, ktoré môže pre firmu znamenať správne priestupky.
- Správanie, ktoré je v rozpore s internými zásadami schválenými spoločnosťou.
06. Kto rieši sťažnosti?
Sťažnosti rieši Orgán pre Compliance spoločnosti Estamp, ktorého úlohou je ich vyšetrovať a archivovať v prípade, že sa nezistia žiadne nedostatky, a ak to uzná za vhodné, navrhovať vhodné opatrenia generálnemu manažmentu.
07. Kedy dostanem odpoveď na moju sťažnosť alebo otázku? Aký je termín riešenia?
Orgán pre Compliance oznámi prijatie sťažnosti/otázky prostredníctvom tohto elektronického kanála najneskôr do 7 dní. Termín na vyriešenie spisu je 3 mesiace.
08. Čo sa stane, ak sa neskôr zistí, že je obsah sťažnosti nepravdivý?
Je dôležité konať poctivo a musia existovať dôvody na domnienku, že sú uvedené skutočnosti pravdivé. Spoločnosť Estamp od oznamovateľa neočakáva, že bude dané skutočnosti vyšetrovať. Túto funkciu musí prevziať Orgán pre Compliance. Ak vyšetrovanie dospeje k záveru, že nedošlo k žiadnemu porušeniu zákona ako aj k tomu, že oznamovateľ konal poctivo (ak sa dobrovoľne identifikoval), oznamovateľ sa nemusí obávať žiadnych následkov.
09. Ako sa spracúvajú osobné údaje?
V súlade s ustanoveniami platných nariadení o ochrane údajov, spoločnosť Estamp je zodpovedná za spracovanie, správu a uchovávanie osobných údajov všetkých osôb, ktorých sa sťažnosti týkajú. Títo aj najatí externí odborníci dodržiavajú potrebné technické a organizačné opatrenia, aby zaručili bezpečnosť údajov a zabránili ich zmene, strate a neoprávnenému zaobchádzaniu alebo prístupu.
Táto platforma je navrhnutá takým spôsobom, aby bolo možné uplatniť platné nariadenia o ochrane osobných údajov, konkrétne článok 24 o ohlasovacích kanáloch.
Je to komunikačný prostriedok, ktorý spoločnosť Estamp sprístupňuje všetkým svojim zamestnancom, spolupracovníkom, zákazníkom, dodávateľom a iným partnerom, ktorí majú so spoločnosťou určitý vzťah. Prostredníctvom tohto komunikačného prostriedku je možné odosielať oznámenia týkajúce sa akéhokoľvek porušovania zákonov.
Bol definovaný rad kategórií na klasifikáciu oznámení podľa oblasti, ktoré týmto spôsobom uľahčujú ich správu ako aj vypĺňanie formulárov na zber údajov.